Uma delegação eficaz permitir-lhe-á aceitar projectos mais ambiciosos do que poderia fazer isoladamente, repartir os riscos e criar um espírito de equipa. Tenha em atenção que se não souber delegar acabará por ter de retomar a tarefa, perdendo tempo e talvez ficando com um inimigo. Uma delegação de funções eficaz deve passar pelas seguintes etapas:

Etapa 1 – Escolha as pessoas certas

Delegue nos subordinados que sabe que podem aceitar responsabilidades. Nem todas as pessoas conseguem fazê-lo. Escolha-as cuidadosamente e assegure-se de que são competentes, empreendedoras, proactivas e de preferência melhor organizadas do que o chefe, para além de não recearem novos desafios.

Etapa 2 – Avalie as competências dos subordinados

Delegue em função das competências e interesse das pessoas, adequando-as à tarefa.

Etapa 3 – Aproveite a curva de aprendizagem

Não esqueça a realidade da curva da aprendizagem: a primeira tarefa delegada pode não correr da melhor forma. Não caia na tentação de pegar no assunto por si antes de avaliar o tempo que pode poupar a longo prazo se a pessoa aprender sozinha.

Etapa 4 – Comece por delegar tarefas menos importantes

Reduza os riscos delegando tarefas menores de início: limita os estragos em caso de fracasso e ajuda a construir a auto-estima da pessoa que assumiu aquela responsabilidade.

Etapa 5 – Informe as pessoas das razões da tarefa

Não se limite a explicar apenas o que é que elas devem fazer. Quando as pessoas percebem como se enquadra o seu trabalho no processo, podem reagir melhor quando as coisas correm mal ou quando você não está presente e inovarem. Prepare-se para receber novas ideias sobre as tarefas. Um cunho pessoal poderá mesmo trazer inovações. Ouça as sugestões mesmo que não tenha intenção de segui-las.

Etapa 6 – Comunique com clareza

Comunique de forma a ter a certeza que passou correctamente a informação relativa ao que é preciso fazer.

Etapa 7 – Registe as tarefas que delegou e a quem

Faça uma lista de tudo o que delegou e a quem, e vá anotando os progressos. Peça sugestões de prazos para o cumprimento das tarefas e diga se tem urgência.

Etapa 8 – Dê importância a qualquer tarefa

Diga sempre à pessoa que é a melhor possível para a tarefa. Mesmo que se trate de agrafar relatórios, diga que o trabalho deve ficar com um aspecto “de primeira qualidade”.

Etapa 9 – Garanta as condições necessárias ao desempenho das tarefas

Forneça a formação necessária às pessoas para desempenharem as tarefas que lhes foram confiadas ou conceda o tempo e recursos necessários para que a pessoa aprenda.

Etapa 10 – Procure delegar uma tarefa completa

A margem de erros diminui bastante.

Domine a arte da delegação efectiva de decisões

Em conclusão, dominar a arte da delegação eficaz de decisões não se trata apenas de transferir tarefas; trata-se de capacitar a sua equipa, promover a confiança e alcançar o sucesso coletivo. Ao seguir as estratégias descritas neste artigo, pode criar uma cultura de colaboração e responsabilidade em que as decisões são tomadas de forma ponderada e eficiente. Lembre-se de que uma delegação eficaz não significa renunciar ao controlo, mas sim aproveitar os diversos talentos e conhecimentos da sua equipa para impulsionar a inovação e o crescimento. Assim, abrace o poder da delegação e veja como a sua organização floresce com uma agilidade e resiliência recém-descobertas.